e-Admin untuk Tertib Administrasi

Foto oleh Mas Sant Tosa

Pada saat menjadi peserta Rapat Koordinasi Kabupaten/Kota ( yang selalu salah sebut RAKORDA ) di Purworejo Minggu 10 Mei 2015 saya agak kaget membaca dan mencermati buku materi yang hanya membahas tentang administrasi dan kesekretariatan.

Menurut saya materi tentang administrasi dan kesekretariatan kurang tepat dibahas pada event sekelas Rapat Koordinasi Kabupaten/Kota, karena bahasan tersebut sudah merupakan kegiatan dan kesibukan sehari-hari dan menjadi rutinitas sebagai Pengurus RAPI Kabupaten/Kota utamanya bagi seorang Sekretaris.

Bahwa yang mendesak adalah menegakkan salah satu TRI Tertib RAPI yaitu Tertib Administrasi yang sudah tertuang dalam Peraturan Organisasi Nomor : 16.09 RAKERNAS VI.0711 tanggal 17 Juli 2011 tetang Pedoman Administrasi RAPI, yang ternyata banyak yang belum mengetahui dan memahami ditandai dengan beraneka ragamnya “jenis” penomoran surat. Kemudian yang juga tidak kalah penting adalah keseragaman, tentunya baru akan dapat dicapai apabila selalu berpedoman pada PO yang telah saya sebutkan di atas.

Dalam perhelatan setiap satu semester tersebut juga direncanakan akan dijalankan e-Admin yang pada pemaparannya akan direalisasikan Administrasi Kesekretariatan berbasis Komputer. Dalam pemahaman saya bahwa semua surat-menyurat, pengurusan perijinan dan lain-lainnya yang berkaitan dengan kesekretariatan “cukup” menggunakan Teknologi Informasi dalam hal ini adalah jaringan internet, lebih khusus lagi melalui surat elektronik yang dikenal dengan e-mail.

Kalau pun menggunakan e-mail akan tetapi jika hard copy tetap harus dikirimkan, menurut saya ya sama saja, tujuan “penghematan” tidak akan kunjung tercapai bahkan lebih boros. Jika dilihat dari sisi Pengurus Provinsi ada benarnya juga akan terjadi penghematan jika mengirim surat ke Pengurus Kabupaten/Kota lewat e-mail. Akan tetapi jangan salah, sudah siapkah para Pengurus Kabupaten/Kota menjalankan e-Admin????.  Maka Diklat, Training, Kursus, Pelatihan atau apalah namanya sangat perlu diselenggarakan bila menginginkan e-Admin berjalan seperti yang diinginkan.

Sebelum “action” dengan program e-Admin alangkah lebih baiknya segera disosialisasikan ( dikirim ) PO tentang Pedoman Administrasi RAPI kepada 35 Pengurus Kabupaten/Kota di seluruh Jawa Tengah, meskipun ada sebagian yang sudah googling di internet namun secara Organisasi RAPI Daerah 11 Provinsi Jawa Tengah tidak ada salahnya mengirim ulang ( kalau toh sudah pernah mengirim ) PO tersebut, supaya terjadi keseragaman dari nomor surat, format laporan kegiatan, format laporan masa berlaku IKRAP sampai format laporan keuangan. Kemudian seandainya setelah sosialisasi dilaksanakan namun masih ada yang belum benar seharusnya diingatkan agar benar, dengan sendirinya Tertib Administrasi akan terwujud, setelah itu barulah e-Admin dijalankan.

Semoga bermanfaat.

Mas Sant Tosa/ JZ11PMB